Il ruolo della segreteria nello Studio Dentistico

La zona segreteria è responsabile della gestione amministrativa e dell’accoglienza nello studio dentistico, svolgendo un ruolo cruciale nell’esperienza complessiva del paziente, fin dal primo contatto telefonico.

L’arte dell’accoglienza, a partire dalle prime conversazioni telefoniche, non è soltanto una questione di cortesia, ma lo strumento con cui porre le basi nella costruzione di una relazione di fiducia con il paziente, per tutta la durata del suo percorso terapeutico, e oltre.

Dopo aver raccolto le informazioni di base come nome, cognome, e numero di telefono, una volta arrivato nello studio, la segreteria dovrà occuparsi di quello che potremmo definire una sorta di check-in del paziente, strutturato secondo le seguenti fasi:

  • Raccolta completa dei dati personali: non solo i dati anagrafici, ma anche eventuali informazioni relative all’occupazione e agli hobby del paziente, che contribuiranno a personalizzare le comunicazioni e a costruire un più solido rapporto di fiducia.
  • Anamnesi e moduli: è fondamentale raccogliere le informazioni anamnestiche attraverso la compilazione di un modulo dedicato, che dovrebbe essere aggiornato ogni 18-24 mesi, per garantire la sicurezza e l’adeguatezza del trattamento.
  • Privacy e consenso: Il rispetto della privacy attraverso la firma del modulo per il trattamento dei dati è imprescindibile, così come il consenso informato che delinea i servizi offerti dallo studio, le procedure diagnostiche e le comunicazioni con il paziente.
  • Preventivo: basandosi sul piano di trattamento, la segreteria ha il compito di preparare e gestire i preventivi, assicurando che il paziente comprenda e accetti le condizioni economiche proposte.
  • Gestione Appuntamenti: oltre a pianificare gli appuntamenti necessari per completare il trattamento, la segreteria dovrebbe sempre contattare i pazienti nei giorni precedenti alle sedute, per ricordare l’impegno fissato, facilitando così la gestione del calendario e ottimizzando i tempi dello studio.
  • Comunicazione e informazione: attraverso materiale informativo comebrochure o carte dei servizi, la segreteria svolge anche un ruolo chiave nella presentazione dei servizi offerti dallo studio, assicurando che i pazienti siano pienamente consapevoli delle opportunità terapeutiche e delle peculiarità dello studio.

La Segreteria è un pilastro fondamentale nell’organizzazione e nel successo dello studio dentistico. 

Rossi Elisa

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