Come organizzare le attività di segreteria e amministrazione nello studio dentistico in modo efficiente

Quando un paziente varca la soglia di uno studio dentistico, grande o piccolo che sia, la prima figura con cui entra in contatto è la/le segretaria/e, a seconda dei casi.

Si potrebbe quindi dire che la segreteria dello studio dentistico rappresenti, in un certo senso, il suo biglietto da visita e, in quanto tale, contribuisce a darne al paziente la prima impressione. 

Tutto corretto, ma l’obiettivo della segreteria è qualcosa di molto più funzionale.

La segreteria di uno studio odontoiatrico dovrebbe anche ricoprire un ruolo fondamentale nell’organizzazione e nella gestione delle attività del dentista.

Quindi, andare oltre il mero compito di dare un’impressione positiva ai pazienti e occuparsi dell’accoglienza, ma essere anche responsabile del controllo e della pianificazione dell’agenda professionale Dello studio e dell’andamento economico della attività quotidiana.

Ma può, allora, una sola persona occuparsi di tutto questo e, soprattutto, farlo bene?

Organizzazione della segreteria nello studio dentistico: differenze tra studi piccoli e i grandi studi strutturati

Gli studi odontoiatrici non sono tutti uguali: esistono le realtà più piccole, dotate di una, massimo due poltrone, che hanno un approccio all’attività quasi “artigianale”.

Poi ci sono gli studi più grandi, dove vengono gestite contemporaneamente anche 7 poltrone o più.

Una differenza notevole, ma con tali presupposti, non può certo essere l’unica.

Infatti, tra questi due tipi di studi, oltre al numero di medici e operatori, non può che cambiare anche il comparto organizzativo/gestionale e, di conseguenza, la segreteria.

La segreteria negli studi dentistici strutturati

Gli studi dentistici più grandi, generalmente, sono strutturati attorno a una segreteria avanzata, che oltre all’accoglienza dei pazienti e alla gestione dell’agenda professionale dello studio e dei singoli medici, opera a un livello più profondo nell’attività dell’azienda. 

Tali compiti sono affidati a una o più DOM – Dental office manager – che affiancano e coordinano la segretaria o le segretarie, e possono occuparsi di:

  • monitoraggio dell’andamento dell’attività, dei KPI dello studio e l’aggiornamento periodico del titolare circa la situazione.
  • Presentazione e accettazione dei preventivi ai pazienti, soprattutto per piani di trattamento importanti dal punto di vista economico.
  • La presa in carico delle osservazioni e delle lamentele da parte dei pazienti.

Negli studi più grandi e strutturati, possono anche lavorare contemporaneamente più DOM, ognuno responsabile di un’area specifica dello studio.

In realtà di questo tipo, poi, l’organico della segreteria può essere arricchito con una figura responsabile della comunicazione esterna – ovvero la comunicazione diretta con i pazienti, sito web, canali social e materiale promozionale – e interna – ad esempio la gestione delle lamentele dei pazienti, dei rapporti tra i dipendenti dello studio e delle attività di marketing interno.

I grandi studi odontoiatrici, inoltre, trarrebbero importanti vantaggi dall’inserimento in organico di una figura specializzata alla quale affidare l’area commerciale dello studio.

In studi di questo tipo, infatti, non possono esserci tempi morti, il lavoro deve essere continuo, così da sostenere al meglio l’intera struttura.

Ecco, allora, che diventa fondamentale poter contare su una persona che si possa occupare di capire, con ogni paziente, quale sia la soluzione economica migliore per il suo caso specifico.

Così, mentre il dentista visita il paziente, l’assistente raccoglie tutte le informazioni necessarie per la definizione dell’intervento da eseguire e le trasferisce al commerciale, che a sua volta potrà redigere un preventivo da discutere con il paziente a fine visita.

Rossi Elisa

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